天天热讯:工作高效的人是如何管理时间的？
作者 | Lachel
来源 | L先生说（ID：lxianshengmiao）
【资料图】
编辑 | 阿海
在这个时代，「忙」，似乎成了一个全民的关键词。
我经常收到许多来自读者的求助：
总感觉自己的生活一团糟，想要改变，但该从何入手呢？ 每天醒过来，想到又要面对做不完的事情，就一点斗志都没有了。怎么办？ 想做的事情堆积如山，但一直找不到机会去行动，感觉在荒废生命……之前也写过一些关于时间管理和效率的文章，不过，基本都停留在方法层面。它们有用，但始终不够深入，未必适合每一个人，也不一定能复制。
所以，我今天想用这篇文章，把时间管理和效率的底层原理讲清楚。
也因为如此，我不会讲市面上常见的方法论，比如番茄钟、重要/紧急四象限、GTD……这些都很好，但它们太有名了，没必要讲。
希望这篇文章，能帮你打通「如何管理时间」的思路，帮助你结合自己的需求和实际情况，管理好自己的生活。
「必须做」和「我要做」
我把一个人每天所有要做的事情，大致划分成两部分：「必须做」，和「我要做」。
什么意思呢？前者指的是「为了维持生存所不得不做的事情」，后者指的是「我发自内心想做的事情」。
举几个例子：通勤，开会，日常重复的机械性事务 —— 比如填表、整理文档、拉取数据，这些都属于前者。
吃饭，睡觉，打扫卫生，如果有孩子，还要带孩子、哄孩子，这些也属于前者。
如果你习惯在家做饭，那么还得算上买菜、备菜、做饭、洗碗、清理灶台油污的时间，等等，这些都属于「必须做」。
为什么我们每天都觉得不堪重负？很多时候就是因为，我们的时间，被这些鸡毛蒜皮、无关紧要的琐事填满，每当我们想歇口气时，它们又悄悄冒出来，让你感觉，每天都在陷入一个黑暗的无底洞。
更可怕的是：当我们终于把它们消灭掉了、腾出了时间，我们往往又会觉得「好累啊，让自己休息一下吧」。于是，我们用娱乐来填补本该是「我要做」的时间，把它们挥霍掉。
这导致什么呢？我们每天都在做着「必须做」的事情，都在为了维持生存而奔波，而仅剩的一点时间，却又轻易地它溜走。日复一日，一天就这样过去了，一生也就这样过去了。
这就是一个不为人知的真相： 吞噬你时间的，往往并不是庞大而复杂的事物，而是这些分散在每一天里面的、平淡无奇的日常。
所以，我要跟你分享第一个大原则就是： 想办法压缩一切「必须做」，尽力腾出时间，去做「我要做」。
不妨试一试，把自己每天、每周，所有的「必须做」列出来，再逐条去问自己：
1）这件事情一定要做吗？不做后果会怎么样？我能不能尽量拖延或干脆放弃？
比如：领导随手丢给你一个活，这个活一定要做吗？其实不妨判断一下，如果没有明确的截止时间，领导似乎也不是很上心，那不妨先放着，等有空再说。
2）我能否把它外包、移交出去？或者压缩流程，利用工具，来减少它的时间？
如果你需要每天做饭，那能否尽可能压缩流程？比如，一次性买齐三天或一周的菜；购买已经加工好、备好的材料包；用更简单、更流程化的烹饪方式……等等。
3）如果上面都不行，我能否将它们「化零为整」，集中起来安排一个时间去处理，避免打乱自己的节奏和状态？
举个例子，我常用的方式，是建立一个清单，叫做「Dessert」。然后，把所有「不得不做」的琐事，全部丢进里面。每一天，等手头的事情告一段落，或是需要休息一下时，就打开这张清单，一件一件去做。
一方面，这可以帮助我切换思绪，恢复精力；另一方面，又可以避免这些琐事占用我正常的时间，影响我的状态和节奏。
只有直面这些「时间黑洞」，我们才能获得自由。
目标感和意义感
在第一点中，可能有些朋友会说：
你说得很对，可是我就喜欢做饭呀，做饭对我来说是一种享受，我干嘛要「压缩」它的时间呢？
很简单，这时，做饭对你来说，就不是「必须做」了，而是一种享受生活乐趣的「我要做」。这当然是没有任何问题的。
不过，仅仅停留在这一步，或许还不够。我会建议你： 带着「目标感」去生活。
举个例子：每一期智识营，我都会花许多时间跟学员互动，答疑，沟通，整理信息。这个过程无聊吗？一点都不，我觉得很有意思。但仅仅止步于此是不够的。我会去想：这一期比起上一期，还有哪些地方可以优化？我还可以做些什么，让整体的效果和体验更好，更接近我心目中的「完美」？
这就是「目标感」：不仅仅满足于手头的事情，更要去思考，从长远来看，它的意义是什么？它可以如何帮助我达到更高层次的目标？
这里要提一个概念： OKR目标思维。
传统的KPI，是自上而下的：上级给你指定一个要求，你想方设法去完成它，只看结果，不问其他。
但OKR的思维，更多是一种自下而上的平衡和和谐：大家坐在一起，通过沟通，一起得出一个共识：我们的目标是什么？（Objectives）。然后，每个人再分头去思考：围绕这个目标，我可以做些什么，来更好地满足它、达成它（Key Results）？
尽管OKR主要用在职场里，但在生活中，我们也可以从中得到两个启发。
第一个启发，是 跳脱你的「圈层规训」，更多地从你的自主性出发，去思考：「我想要什么？」而不是「我应该怎么样」。
什么意思呢？举个例子：每个人在生活中都会有许多角色，公司里的部门主管，伴侣面前的另一半，子女眼中的父母，等等。但这些角色往往都是别人贴在我们身上的标签，它们承载的，是别人对我们的理解和期望，也是这个身份所必须尽到的义务和职责。
你有没有想过，除去了这些身份和标签之外，你想做的事，想过的生活，是什么样的？
很多人总是在说「以后」「等有机会了」「将来」……不要再无限期推迟了，不要为了满足别人的期望而活着。不妨问一问自己：那些我真正想做的，能够给予我激情和满足感的，能让我感到存在的意义的，究竟是什么？
这些才是你的「目标」。
第二个启示，是 把目标分解到生活中，让通往目标的路径，成为你的「我要做」。
如果你想开一间店，那么，你可以试着去筹备一笔款项，去学习相关的知识，去认识和接触行业里的人，去寻求潜在的合作伙伴和团队伙伴，去做一些微小的常识和探索……这些都可以安排起来，作为你年度、季度、月度的「关键结果」。
关键在于：当你在做一件事情的时候，你是单单为了它本身而做，还是为了一个更高层次的意义而做？
这就是「目标感」。带着目标感去做一些短期未必有用，但长远来看，跟你的「目标」保持一致的事情，才是保证你不断前进、成长 —— 而不是每天周而复始地重复 —— 的关键。
当然，也可能有朋友会问：可是我为什么一定要追求成长呢？我难道就不能安于现状吗？当然也是可以的。不过，这样的读者应该也不会喜欢看我的文章吧（笑）。
过滤箱
过滤箱是时间管理的一个核心技巧。可以说，掌握了过滤箱，你就已经有能力，自己构建出一套适合自己的管理体系了。
什么是过滤箱呢？想一想：我们写在待办清单里面的事项，可能有好几十件。这里面，可能有长期的，短期的，重要的，次要的，需要用电脑完成的，需要手机的，可能还有购物清单、学习清单、待看的影视剧清单……
这么多的事情，我该如何快速选出「我此时此刻要做的事情」呢？
这就是过滤箱的作用。它的本质其实就是 「场景」：在不同的场景，我可能有不同的事情要做，那么，无需我手动去找，我就可以通过事先定义好的规则，把适用于该场景的任务全部呈现出来。
最简单的过滤箱，就是 标签。举个我自己的例子：我的任务清单里面，会对不同的任务打上标签，比如：购物，学习，娱乐，外出，思考……
这样，当我出门购物时，打开「购物」标签，就能直观看到有哪些东西是要买的；
当我忙完手头的事情、想休息一下时，打开「娱乐」标签，就能选一部片子开始看；
当我在外面，暂时没有事情可以做时，打开「思考」标签，就能看到有哪些问题需要进一步考虑，就可以把这些碎片时间利用起来……
这两年我去深圳去得多，所以甚至还放了一个「深圳」标签。平时看到一些有趣的小店就顺手放进去，当我到深圳出完差，就可以按图索骥去逛一逛、看一看。
再举个例子：如果你的团队里有三个人，暂且称为小白、小王和小火锅，那么，不妨在记录任务时，顺手打上他们的名字作为标签。这样，打开「小火锅」标签，就可以快速看到，他完成了哪些事情，目前还有哪些任务需要跟进。
这些是最简单的做法。很多时候，情况可能会更复杂一些。比如：我现在状态非常好，想把这一周里优先级最高的那件事情赶紧拿出来完成，怎么做呢？我就可以设立一个过滤箱，令其满足： 时间=本周 且 优先级=最高 且 标签=无。
再比如，明天周五了，我想把团队里已经过了截止日期、但还没搞定的任务汇总一下，敲打敲打他们，怎么建立过滤箱呢？就可以是： 时间=已过期 且 标签=小白or小王or小火锅。
再比如：我想总结一下，上个月都干了哪些比较重要的事情，那么就可以是： 时间=上个月 且 标签=无 且 优先级不等于无（这样就可以把设置了优先级的都筛选出来）。
诸如此类。
在绝大多数任务管理软件中，每一个任务，一般都有4种属性： 清单（有些叫项目），标签，时间，优先级，每个属性又可以有不同的取值。因此，巧妙地组合它们，就可以构建出几十上百种不同的条件，来满足你的需求。
基本上，只要是需要反复使用的场景，都可以为它建立一个过滤箱，成为一个固定的视图。
几乎所有的任务管理软件都有这个功能（不同的工具，可能会写作「智能清单」「筛选」「透视」，功能是一样的），当然，大多数需要付费。
如果你每天要做的事情很少，或许用不上；但如果事情很多，又不希望在繁复的条目里面来回翻找，那这个功能是非常必要的。
收集和分发
所有的时间管理方法和工具，本质上，其实都是在解决一个问题： 如何实现有效的收集和分发？
打个比方：你可以把我们的时间看作一辆列车。每天，列车都会从起点站出发，驶向终点站。在这个过程中，不断会有人上车（收集）、下车（分发） —— 那么，如何把每位上车的乘客都顺利送到他们的目的地，就是我们要达到的目的。
经典的 GTD 工作法，思路是这样的：
1）把所有想到的、突发的任务，全部记下来，清空大脑。
2）2分钟内能否完成？能，立刻去做。不能，进入下一步。
3）是一个想法还是一个行动？前者，放进仓库里待用；后者，进入下一步。
4）是一个复杂项目还是一个简单行动？前者，把它拆解成一系列简单行动；后者，进入下一步。
5）最后，决定它的最终去向：今天待办；安排给别人；推迟。
严格践行这套流程，就可以使得每一个任务，最终都能流动到一个合理的「归宿」，不遗漏，不拖延。
另一个 AutoFocus 方法则更简单：列一张清单，每有新的任务进来，就添加到清单底部。工作时，从清单顶部往下逐条检查，觉得哪一项任务想做就立刻去做，做完再把它划掉，重新从顶部开始往下检查，循环往复。
我自己的流程是这样：
1）产生任何想法或任务时，立刻记下来。
2）如果是想法或信息，转移到笔记软件里面，留着备用。
3）每天定期对任务进行检视，如果有明确场景的，打上标签。没有的进入下一步。
4）预估任务完成所需的时间和截止日期，给任务标上时间。如果不重要的，就先放着。
5）如果一项任务长期停留在「已过期」或「待安排」里面，那就说明它不是那么重要，考虑把它删掉。
所有的待安排事项，放在工作台的「已过期」和「无日期」里面。
持续跟进，指的是安排给别人执行的工作。
长期目标，指的是在第二点「目标感与意义感」中提到的OKR。
你可以参考我的流程，自己设立一套任务分发流程。大体上，满足这几个条件就好了。
1）先把任务统一收集到收集箱里，再每天定期对任务进行检查，挑出「需要做的」。
这样做的目的，是把收集箱当成一道筛子，对任务筛一遍。只有那些真正重要的、必须去做的，才会进入正式的执行流程。其他的，先放着，实在安排不上就删掉。
这可以帮助我们做到「聚焦」，避免把时间花在无用的琐事上面。
2）每一个任务都必须有归宿。
要使一套流程能够长期、持续运转下去，就必须能够保持适当的空间，不会使到任务无限制地堆积。所以，每一个任务，要么去落实，要么安排明确的时间去落实，要么把它清理掉，不要让它们全部堆积在清单里。
3）化囤积为流动。
这一点主要是针对进入笔记的想法和信息。我们总是特别喜欢囤积，但不喜欢消化 —— 你每天可能把数十条信息丢进笔记里，却再也不会去看它们一眼。
这就导致了：久而久之，你连笔记里有哪些信息，自己都记不得了。又怎么能让这些信息派上用场呢？
所以，我同样在笔记里建立了一个过滤箱「本周」，定期打开，检视一下：这周又新增了哪些笔记？我可以如何处理它们？是整合起来，去查询相关信息，还是去补充完善它们？
需要执行的，就按照前面的流程，新增任务到待办清单里面。
精力和时间块
请你快速回答一个问题：你认为，每天真正能用在工作上，实现有效产出的时间，是几个小时？
8小时？7小时？6小时？
但实际上，许多研究表明：在传统的 8 小时工作模式下，大多数办公室白领实际的工作时间，大约在 3-4 个小时左右。
比如：工作心理学家 K. Anders Ericsson 的研究表明：一个人每天「最优」的工作时间，是 4-5 小时。超出了这个时间，人们就会疲劳、分心、状态低落，会导致工作出错或表现不佳。
而哪怕是在这4-5小时里面，不同的时间段，每个人的精力状态也是不同的。有些人在早上会精力充沛，斗志昂扬；但有些人整个早晨都无精打采，从下午三四点开始才达到高峰期；也有些人到了晚上9点、10点，状态最好，可以心无旁骛地工作……
无论你是哪一种，原则都是一样的： 把你状态最好的时间段，用来处理「最重要」的事情。再把其他次要的事情，安插到状态一般的时间段。
我自己的习惯是这样：每天安排5小时的时间，并以15分钟为一个时间块，也就是每天会有20个「时间块」。然后，安排任务时，我会预估：这个任务大概需要多少个时间块？2个，5个，还是10个？
一旦填满这20个时间块，我就视为「这一天已经排满了」，接下来的事情，就会安排到下一天。
当然，在安排任务的时候，也可以视任务的重要性和优先级，安排到具体的时间段上面 —— 这一块可以参考前面的过滤箱。
最后
最后，再分享一次这张图。
这是我 2019 年自己绘制的一张图，汇总了自己的心得和经验，不妨结合这篇文章一起看，相信能帮助你更好地理解「时间管理」这回事。
这张图或许后面还会进一步完善，届时也会再分享给大家。
希望今天的内容，能够帮你从底层理解「时间管理」，更好地建立适合自己的体系。
一个小练习：想一想，你的生活和工作中可以有哪些常用的过滤箱？
本文授权转载于公众号L先生说（ID：lxianshengmiao）。Lachel，专注心理学、认知科学和心智成长。每周四原创更新，与你一起探索事物本质。
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